4.6 Adress- und Projektverwaltung

VCmaster-Projekt verwaltet einfach und übersichtlich projektbezogene Daten und Adressen. Alle Informationen werden nahtlos in ein VCmaster-Dokument eingebunden. Das ermöglicht z.B. das vollautomatische Generieren der ersten Seite und von Kopf- und Fußzeilen.

VCmaster-Projekt verwaltet:
• Alle Angaben zum Projekt
• Die am Projekt beteiligten Personen und Unternehmen
• Die Adressen von Geschäftspartnern

Projekt-Daten: In der Registerkarte Projekt-Daten werden alle Angaben zum Projekt gemacht. Die Bezeichnung der Eingabefelder kann individuell gestaltet werden. Dadurch kann die Maske an die konkreten Wünsche des Ingenieurbüros angepasst werden. Es besteht außerdem die Möglichkeit, bis zu 20 weitere Eingabefelder für zusätzliche Angaben frei zu definieren. Hier werden alle am Projekt beteiligten Personen oder Unternehmen eingetragen und Ihrer Funktion zugeordnet (z.B. Bauherr, Architekt, Prüfer, usw.). Die Liste der Beteiligten lässt sich am Einfachsten mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) bearbeiten.

Adressen: In der Registerkarte Adressen können Sie die Daten von Personen oder Unternehmen verwalten. Zur intelligenten Zuordnung der Daten wird der Adresse die Funktion zugeordnet, die das Unternehmen oder die Person im Projektablauf ausfüllt (z.B. Bauherr, Architekt, Prüfer, usw.). Alle Eingabefelder sind weitestgehend selbsterklärend.

Einstellungen: In der Registerkarte Einstellungen wird VCmaster-Projekt konfiguriert. Diese Einstellungen erlauben, das Programm an die konkreten Bedürfnisse des Ingenieurbüros anzupassen. Die Einstellungen die Sie hier treffen, gelten für alle Arbeitsplätze auf denen VCmaster-Projekt installiert ist. Die Einstellungen legen die grundsätzliche Struktur Ihrer Eingabedaten fest. Modifizierungen sollten Sie mit großer Sorgfalt vornehmen. Das Ändern von Bezeichnungen wirkt sich auf alle Daten aus und könnte bereits eingegebene Daten teilweise unbrauchbar werden lassen. Nehmen Sie sich bitte die nötige Zeit beim Einrichten von VCmaster-Projekt.

Verknüpfen mit dem VCmaster-Dokument: Alle Projektdaten können durchgängig in VCmaster verwendet werden. Das sind zum Einen die Adressen der Beteiligten, die z.B. mit dem Deckblatt verknüpft werden. Nutzen Sie bitte dazu in VCmaster den Menüpunkt Einfügen-Felder-Verknüpfung mit Projektverwaltung. Alle Projektdaten werden in Kopf oder Fußzeilen oder im Dokument automatisch aktualisiert.

4.6.1 Projekt-Daten

In der Registerkarte Projekt-Daten werden alle Angaben zum Projekt gemacht. Die Bezeichnung der Eingabefelder kann individuell gestaltet werden. Dadurch kann die Maske an die konkreten Wünsche des Ingenieurbüros angepasst werden.
Es besteht außerdem die Möglichkeit, bis zu 20 weitere Eingabefelder für zusätzliche Angaben frei zu definieren.

Die Bezeichnungen der Eingabefelder Projektnummer, Aufsteller und Kommentar sind fest eingestellt. Alle anderen lassen sich in der Registerkarte Einstellungen beliebig konfigurieren.

Wird ein Projekt nicht mehr bearbeitet, kann es deaktiviert werden. Dann wird es in der Liste zur Auswahl des aktiven Projekts nicht mehr angezeigt. Entfernen Sie dazu bitte den Haken bei „Projekt in Bearbeitung“.

In der Maske werden neben den Angaben zum Projekt alle am Projekt beteiligten Personen und Unternehmen aufgelistet. Die Felder für Zusatzangaben können durch den Anwender völlig frei benannt werden. Hier sollte darauf geachtet werden, dass von Anfang an festgelegt wird, welche Informationen eingetragen werden (siehe auch Kapitel 4.6.4 Einstellungen). Ein späteres Ändern dieser Bezeichnungen ist nicht zu empfehlen, da dieses mit Nacharbeiten verbunden ist. Das Ergänzen von solchen Angaben ist problemlos.

4.6.2 Am Projekt beteiligte Personen und Unternehmen

In die Registerkarte Projekt-Daten werden alle am Projekt beteiligten Personen oder Unternehmen eingetragen. Dabei werden Sie mit Ihrer Funktion gekennzeichnet (z.B. Bauherr, Architekt, Prüfer, usw.). Von jedem Eintrag können per Mausklick Informationen wie Telefonnummern, Anschrift, usw. abgerufen werden.

Adresse hinzufügen

Die Liste der Beteiligten lässt sich mit dem Kontextmenü (rechte Maustaste) bearbeiten. Alternativ steht der Button mit dem Zauberstab zur Verfügung. Unter Adresse zufügen klappt ein Untermenü auf in dem sämtliche eingegebenen Adressen erscheinen. Diese sind nach Ihrer Funktion gegliedert.




Adresse suchen und hinzufügen

Falls eine Adresse nicht sofort gefunden wird, kann diese über Suchbegriffe ermittelt werden. Die Suche kann sich auf den Inhalt von bis zu drei definierten Feldern beziehen. Es ist möglich, alle Felder durchsuchen zu lassen. Wählen Sie hierfür im Feld 1 „alle“. Geben Sie einen Suchbegriff oder einen Teil davon ein.



Adresse anzeigen, bearbeiten, etc.

Information: Diese Funktion öffnet das Fenster, mit sämtlichen Adressinformationen. Falls Sie z.B. einen Projektbeteiligten anrufen möchten, klicken Sie auf diesen Menüpunkt und erhalten sofort die gewünschte Telefonnummer. Hinweis: Mit einem Doppelklick können Sie diesen Dialog ebenfalls starten.

Adresse löschen und bearbeiten: Löscht die ausgewählte Adresse aus der Liste der Beteiligten.
Adresse bearbeiten: Aktiviert die Registerkarte Adressen und öffnet die selektierte Adresse zur Bearbeitung.
Adresse nach oben / unten verschieben: Mit diesen Funktionen ändern Sie die Reihenfolge der Adressen in der Liste um ggf. die Übersichtlichkeit oder Prioritäten einzustellen.

4.6.3 Adressen

In der Registerkarte Adressen können Sie die Daten von Personen oder Unternehmen verwalten. Zur intelligenten Zuordnung der Daten wird der Adresse die Funktion zugeordnet, die das Unternehmen oder die Person im Projektablauf ausfüllt (z.B. Bauherr, Architekt, Prüfer, usw.).
Alle Eingabefelder sind weitestgehend selbsterklärend.



Kunden-Nr.: Es kann eine Kundennummer vergeben werden. Die Eingabe ist aber nicht zwingend. Eine Kundennummer ist z.B. erforderlich, wenn Daten an die Buchhaltung weitergegeben werden sollen. Durch Klicken auf vergeben wird eine fortlaufende Kundennummer generiert. Diese kann ggf. manuell geändert werden. Das ist allerdings nicht unbedingt empfehlenswert.
Suchbegriff: Die Festlegung eines Suchbegriffs erleichtert das Suchen, Finden und Zuordnen der Adresse. Er ist eine Art Kurzbezeichnung für den Eintrag. Die Gestaltung ist frei. In der Registerkarte Einstellungen können verschiedene Kombinationen vordefiniert werden. Es ist z.B. sinnvoll, bei einer Firma deren Namen zu verwenden, bei Personen ist ggf. der Nachname und die Firma sinnvoll.

Funktionen

Funktionen dienen der intelligenten Einordnung der Adresse in das Projekt. Einer Adresse können mehrere Funktionen zugeordnet werden (ein Architekt kann z.B. gleichzeitig GU oder Auftraggeber sein). Welche Funktionen Sie generell vergeben möchten, können Sie vorab in der Registerkarte Einstellungen definieren.
Die Zuordnung einer oder mehrerer Funktionen zur Adresse erfolgt im dargestellten Dialog. Dieser öffnet sich durch Klicken auf Funktionen ändern.

Adresstypen

Hier definieren Sie, ob es sich bei der Adresse um eine Person bzw. Personengesellschaft oder eine Firma handelt. Diese Information ist für den Export der Adress- und Projektdaten von Bedeutung. Ein Briefkopf in einem Anschreiben wird unterschiedlich gestaltet. Bei einer Person bzw. Personengesellschaft erfolgt das Anschreiben an diese. Bei einer Firma erfolgt das Anschreiben an die Firma und der Name wird als Empfänger eingetragen.
Das folgende Beispiel verdeutlicht den Unterschied:

Unterschiede bei der Darstellung der Adresse

Dipl.-Ing. Hans Mustermann Ingenieurbüro für Bauwesen Musterstraße 11 11111 Musterstadt

Mustermann+Partner Ingenieurgesellschaft mbH Herrn Mustermann Musterstraße 11 11111 Musterstadt

4.6.4 Einstellungen

In der Registerkarte Einstellungen wird VCmaster-Projekt konfiguriert. Diese Einstellungen erlauben, das Programm an die konkreten Bedürfnisse des Ingenieurbüros anzupassen. Die Einstellungen die Sie hier treffen, gelten für alle Arbeitsplätze auf denen VCmaster-Projekt installiert ist. Die Einstellungen legen die grundsätzliche Struktur Ihrer Eingabedaten fest. Modifizierungen sollten Sie mit großer Sorgfalt vornehmen.
Das Ändern von Bezeichnungen wirkt sich auf alle Daten aus und könnte bereits eingegebene Daten teilweise unbrauchbar werden lassen.
Nehmen Sie sich bitte die nötige Zeit beim Einrichten von VCmaster-Projekt.

Adresseinstellungen:

Die Festlegung eines Suchbegriffs erleichtert das Suchen, Finden und Zuordnen einer Adresse. Er ist eine Art Kurzbezeichnung für den Eintrag. Damit Sie diesen nicht schreiben müssen, können Sie Grundkombinationen definieren. Diese Kombinationen bestehen aus den einzelnen Feldern, die im Adress-Dialog mit den entsprechenden Einträgen gefüllt werden. Empfehlenswert sind die Kombinationen Nachname, Firma für Personen und Firma, Firma Zusatz für Firmen. Mit neue Kombination werden die Auswahlfelder und der Knopf übernehmen aktiviert. Stellen Sie Felder zusammen, aus denen der Suchbegriff generiert werden soll. Klicken Sie anschließend auf übernehmen. Dadurch wird diese Kombination in die Liste aufgenommen.
Hinweis: Suchbegriffe können im Adressdialog manuell eingegeben und somit frei gewählt werden. Es ist nur etwas aufwendiger.

Funktionsgruppen:

Funktionen dienen der intelligenten Einordnung der Adresse in das Projekt. Welche Funktionen Sie generell vergeben möchten, können Sie hier einstellen. Definieren Sie die Eigenschaften, die eine Person oder eine Firma im Projekt übernehmen kann.
Wichtiger Hinweis: Das Löschen und das Ändern von Funktionsgruppen hat Auswirkungen auf bestehende Datensätze und ist nicht zu empfehlen. Wird z.B. die Funktion Architekt in Bauherr geändert, werden automatisch aus allen Architekten Bauherren. Das dürfte so nicht gewollt sein.

Zusatzfelder des Projektes:

Felder für Zusatzangaben dienen dazu, dass Programm den konkreten Bedürfnissen im Büro anzupassen. Diese können durch den Anwender völlig frei benannt werden. Sie haben die Möglichkeit, bis zu 20 zusätzliche Eingabefelder für die Projektmaske zu definieren. Diese werden hier verwaltet.
Wichtiger Hinweis: Das Löschen von Bezeichnungen führt zu Verschiebungen der Projektinformationen in das folgende Zusatzfeld. Es sollte darauf geachtet werden, dass von Anfang an festgelegt wird, welche Informationen eingetragen werden. Ein späteres Ändern dieser Bezeichnungen ist nicht zu empfehlen, da dieses mit Nacharbeiten verbunden ist.

Exportdateien:

Exportdateien ermöglichen die Weitergabe von Projekt- und Adressdaten an andere Programme. Diese Daten können z.B. in Word für einen Serienbrief im Sekretariat genutzt werden. Pfad und Name der Datei werden hier festgelegt. Die Adressdatei ist für den Export aller Adressen gedacht. Diese können z.B. Serienbriefe in Textprogrammen nutzen. Da dieser Datensatz für alle Anwendungen identisch ist, sollte der Pfad ein Netzlaufwerk sein. Die Daten des aktuellen Projekts enthalten die Adressen und Informationen zum aktuell eingestellten Projekt. Diese werden auf den Arbeitsplätzen unterschiedlich sein. Deshalb sollte hier ein lokaler Pfad gewählt werden. Die Dateinamen sollten „.txt“ als Dateiendung haben. Diese werden ggf. automatisch ergänzt. Das Ändern dieser Einstellungen hat keinerlei Einfluss auf Ihre Daten. Allerdings muss nach einem Ändern der Pfad- oder Dateinamen die Verknüpfung mit den genutzten Fremdprogrammen aktualisiert werden.

Einrichten der Datenbank:

Die Adress- und Projektdaten werden auf einem zentralen Laufwerk abgelegt. Auf dieses muss durch alle Anwender jederzeit zugegriffen werden können. Beim ersten Aufruf wird der Pfad für die Datenbank abgefragt. Es ist möglich, diese Einstellungen zu ändern. Klicken Sie dazu auf Extras-Datenbankpfad einstellen. Bedenken Sie, dass es sich dabei um Einstellungen handelt, die auf jedem Rechner gemacht werden müssen.
Es gibt je eine Tabelle für Ihre Projekt-Daten und eine für die Adressen.

4.6.5 Verknüpfen der Daten mit dem VCmaster-Dokument

Alle Projektdaten können durchgängig in der Statik verwendet werden. Das sind zum Einen die Adressen der Beteiligten, die z.B. mit der ersten Seite der Statik verknüpft werden können. Aber auch die Bezeichnungen und Zusatzangaben werden so übergeben, dass sie in Kopf- oder Fußzeilen und im Dokument automatisch aktualisiert werden.

Felder

Nutzen Sie bitte in VCmaster den Menüpunkt Einfügen-Felder-Verknüpfung mit Projektverwaltung.

Die Bezeichnungen der angezeigten Felder variieren ggf., da sie von Ihren Einstellungen abhängen. Es werden zuerst die Projektfelder angezeigt. Zu jeder definierten Adressfunktion (z.B. Bauherr, Architekt, usw.) gibt es die entsprechenden Felder. Diese enthalten Platzhalter für die entsprechenden Daten, die Sie in der Projektverwaltung eingegeben haben.

Diese Felder können Sie an beliebiger Stelle im VCmaster-Dokument einfügen. VCmaster verknüpft die Felder automatisch mit dem eingestellten aktiven Projekt. Stellen Sie das aktive Projekt um, werden automatisch die Felder im VCmaster aktualisiert.
Dadurch kann z.B. die erste Seite per Mausklick vollautomatisch erstellt werden, wenn eine entsprechende Vorlage erstellt wurde.

Aktuelles Projekt einstellen

Im Dialog können Sie das aktuelle Projekt ein- bzw. umstellen. Zusätzlich haben Sie Einblick in die Daten des Projekts.

4.6.6 Import und Export

Bei der Einführung von VCmaster-Projekt im Büro sollen bestehende Daten möglichst reibungslos weiterverwendet werden können. Dazu wurde die Möglichkeit geschaffen, bereits bestehende Adressdatensätze zu importieren.

Import

Der Import von Adressdatensätzen gibt Ihnen die Möglichkeit, jede beliebige ASCII-Datei einzulesen. Die einzige Bedingung hierfür ist, dass die einzelnen Daten durch Semikolon getrennt sind. Solche Dateien werden von den meisten gängigen Programmen als Export zur Verfügung gestellt.

Wurde eine solche Datei erzeugt, klicken Sie bitte auf Extras-Adressen importieren. Es öffnet sich der von Windows bekannte Dialog, in dem Sie bitte die gewünschte Datei auswählen. Danach öffnet sich der o.g. Dialog, in dem Sie bestimmen, welche Daten zugeordnet werden sollen. Auf der linken Seite werden die Bezeichnungen der Quelldatei angezeigt. Diese werden nun den Zieldaten in VCmaster zugeordnet. Wählen Sie bitte eine Zeile mit der linken Maustaste aus und wählen sie anschließend Zuordnen. Alternativ klicken Sie bitte doppelt auf eine Zeile. Ist die Bezeichnung in der Quelle die gleiche wie in VCmaster-Projekt, wird die Zuordnung automatisch vorgenommen. Eine Korrektur ist möglich.

Export

Besonders für das Sekretariat ist ein Zugriff auf die Adressdaten von großer Bedeutung. Mit einem Textprogramm können Serienbriefe erstellt werden, die die Daten von VCmaster-Projekt nutzen. Das lästige Schreiben der Adressen entfällt dadurch. Rundschreiben an alle Beteiligten werden dadurch zum Kinderspiel.
Verknüpfen Sie das Fremdprogramm mit den eingestellten Exportdateien.
Das Vorgehen entnehmen Sie bitte der Dokumentation des Fremdprogramms.

MENÜ:

Datei-Projektdaten-Projektverwaltung (optional enthalten)

Programmdokumentation